مركــز  الإدارة  والتنمـية

     Home   Contacts      

 من نحن  |  خدماتنا  |  تدريب  |  الأستشارات             

M&DC /

 الإدارة و القيادة

 

إعداد وكتابة التقارير

English

 

المحتويات

 

رابعاً: مراحل إعداد وكتابة التقارير

أولاً: تعريف التقرير

1. الإعداد والتحضر

ثانياً: أنواع التقارير

2- البحث

أ. من ناحية الزمن

3- تنظيم التقرير

ب. من ناحية الهدف

4- الكتابة الأولية للتقرير

ج. من ناحية المحتوى

5- مراجعة للتقرير

د. من ناحية الشكل

 

هـ. من ناحية التوجيه

 

ثالثاً: مواصفات التقرير الجيد

 

معايير الاتصال الجيد من خلال التقرير

 

1. المضمون

 

2. تنظيم التقرير

 

3. التماسك والترابط

 

4. الوضوح

 

5. الإيجاز

 

6. الصحة

 

7. الاكتمال

 

8. الواقعية

 

9. الاقناع

 

 

هو وسيلة من وسائل الاتصال الكتابى  لعرض موضوع بشكل منطقى ومنظم لقارئ مهتم بهدف أو احتياج معين من هذا الموضوع

 

  • من ناحية الزمن

  • من ناحية  الهدف

  • من ناحية المحتوى

  • من ناحية الشكل

  • من ناحية التوجيه

 

1- تقارير دورية

تتحدد دوريته طبقاً لما يلى:

  • درجة حساسية الموضوع

  • مدى الحاجة لاتخاذ اجراءات تصحيحية سريعة

  • ارتباط الموضوع بتقارير أخرى لها دورية ثابتة

  • المستوى الادارى الذى يرفع له التقرير واحتياجاته

  • اللوائح والقوانين

 

2-تقارير غير دورية

  • يرتبط صدورها بحدث معين (رصيد مخزون مثلا)

  • أو عند حدوث حدث استثنائى (عطل مثلا)

  • قد يكون التقرير دورياُ كما يصدر استثنائياً عند الحاجة

 

1-تقارير المعلومات:

News Letter- Flyers

  • الاخبارية

Fact Sheet

  • معلومات حقائقية

Brochures

  • النشرات الخاصة بالمنظمة

Institutional Reports

  • كتيب تعريف بالمؤسسة

Capabilities Statement

  • تقرير عن امكانيات المنظمة (يستخدم فى العروض)

 

 

2-تقارير الدراسات:

Investigation Report

  • تقارير لتشخيص مشكلة

Proposal Type Report

  • تقارير مقترحات أو عروض

Feasibility Studies

  • تقارير دراسات الجدوى

Business Plan

  • تقارير خطط تطوير المنظمة

Project Overview

  • تقرير عن مشروع مقترح

 

 

3-تقارير تقييم الأداء :

Performance Appraisal Report

  • التقرير السنوى لتقييم الأداء

  • تقارير كفاءة أداء إدارة أو وحدة تنظيمية

Performance Indices Report

  • تقرير مؤشرات الأداء

Feed back Report

  • تقرير عن الآثار المترتبة على الأداء

Follow-up Report

  • تقرير متابعة

Evaluation Report

  • تقرير تقييم أداء

Achievements Report

  • تقرير انجازات

 

 

4-تقارير المشروعات:

Project Overview

  • الاطار العام للمشروع

Project Progress Report

  • تقرير انجاز أو تطور الأداء

Project Final Report

  • التقرير النهائى

Financial Reports

1. التقارير المالية والمحاسبية

Marketing Reports

2.تقارير التسويق

Organization Structure

3. تقرير الهيكل التنظيمى للشركة

Human Resources

4. تقرير القوى البشرية

Systems & Procedures

5. تقرير النظم والاجراءات

Activities Reports

6. تقارير الأنشطة (الصيانة- التشغيل- الأمن- الشئون الادارية…)

Descriptive Reports

1. تقارير وصفية

Forms

2.تقارير سابقة التصميم

Internal Reports

1. تقارير داخلية

External Reports

2.تقارير خارجية

  • تجنب التكلف واستخدام الأسلوب الطبيعى

  • التعبير الدقيق عن الأفكار

  • سلامة ودقة البيانات التى يحويها التقرير

  • عدم الخلط بين الرأي والحقيقة

  • عدم الخلط بين السبب والنتيجة

  • عدم التعميم على مجتمع اعتماداً على عينة غير ممثلة

  • تضمين التقرير تحليلاً موضوعياً للبيانات

  • عدم الخروج عن الموضوع والالتزام بالهدف

  • تنظيم وعرض الأفكار بطريقة مسلسلة ومترابطة

  • الاختيار الدقيق للكلمات والعبارات

  • استعمال الأشكال والوسائل الإيضاحية

  • عدم القفز مباشرة  إلى النتائج

  • أن يكون كاملاُ (ماذا- متى- أين كيف- كيف ولماذا؟)

  • أن يكون محدد النتائج

  • أن يكون أميناً- غير مغرض أو متحيز لوجهة نظر كاتبه

 

 

معايير الاتصال الجيد من خلال التقرير

 

  • تفهم العلاقة بين الكاتب والقارئ

 
  • غرض التقرير

 
  • أهمية التقرير

 
  • الظروف التى أعد خلالها التقرير

 
 
  • تنظيم منطقى

 
  • عناوين رئيسة وفرعية مناسبة

 
  • تسلسل منطقى (الموضوعات- الأفكار - الفقرات- الجمل)

 
  • تسلسل منطقى (أدلة وبراهين - نتائج- توصيات)

 
  • استعمال ألفاظ الارتباط والجمل والفقرات الانتقالية

 

4. الوضوح :

  • تجنب المصطلحات أو اللغة الدارجة أو التعميم المبهم

 
  • تأكيد الأفكار الرئيسية فى التقرير:

 
  • وضع الأفكار الهامة فى الأماكن المناسبة لإبرازها

 
  • تخصيص مساحة أكبر للأفكار الهامة

 
  • استخدام المقارنات والأمثلة للتأكيد من خلال:

 
  • العلاقة بين فكرة مألوفة وفكرة جديدة

 
  • بيان التشابه بين فكرتين

 
  • بيان الاختلاف بين فكرتين

 

 

 5. الإيجاز

  • الاستغناء عن الكلمات والجمل التى لا تضيف شيئا إلى فهم القارئ

 
  • حذف المعلومات الخارجة عن الموضوع

 
  • الاستعانة بالرسومات والأشكال

 
  • تحاشى التكرار

 
 

6. الصحة

  • أقل أخطاء لغوية ونحوية

 
  • الاختيار الصحيح للعناوين

 
  • الترقيم الصحيح للرسومات والأشكال والصفحات والاحالة الصحيحة لها

 
  • التأكد من صحة البيانات والمعلومات

 
 

7. الاكتمال

  • الإجابة على كل التساؤلات المطروحة من خلال (ماذا؟- متى - من -أين- كيف - ولماذا؟

 

8. الواقعية

  • استخدم الحقائق والبيانات

 
  • حاول دائما أن تتعامل مع أعمال أو أنشطة ملموسة

 
  • استخدم الأسلوب الذى يرسم صورة واقعية مكتملة عن الموضوع

 
 

9. الاقناع

  • سرد الحقائق بأمانة ودون تحيز

 
  • تفسير البينات بطريقة محايدة

 
  • سرد الحقائق بأمانة ودون تحيز

 
  • تفسير البيانات ومعالجة الحقائق بطريقة محايدة

 
  • استخلاص النتائج على أساس منطقى

 
  • ذكر الأسباب والحجج المنطقية التى تدل على رأى الكاتب

 
  • تجنب المقارنات غير السليمة

 
  • تجنب الاستعانة بأدلة متحيزة

 

 

رابعاً: مراحل إعداد وكتابة التقارير

 
 

أ- تحديد وتحليل القراء

 
  • التعرف على قارئ التقرير:

 
  • ما هى قائمة القراء لهذا التقرير

 
  • من الذى سيقوم بقراءته بالفعل

 
  • تحليل القراء:

 
  • وظائفهم - خبراتهم - تعليمهم - اتجاهاتهم وميولهم

 
  • ماذا يريد القارئ حقيقة من التقرير

 

تصنيف القراء

 
  • أساسى: سيقوم بعمل أو باتخاذ قرار بناء على التقرير

 
  • ثانوى: سيتأثر بالتقرير

 
  • آخرون: يتلقون نسخة من التقرير لأسباب أخرى

 

بعض الافتراضات الخاطئة

 
  • أن الشخص الموجه له التقرير هو القارئ الفعلى للتقرير

 
  • أن القراء متخصصين فى موضوع التقرير

 
  • أن القراء فى انتظار التقرير

 
  • أن لدى القراء الوقت الكافى لقراءة التقرير بإمعان

 
  • أن القراء لديهم فكرة عن الموقف أو تناقشوا سويا بخصوص الموضوع

 
  • أن القراء وكاتب التقرير لهم نفس القيم التنظيمية

 

ب. الغرض من التقرير

 
  • لتحديد المعايير الموضوعية اللازمة للحكم على البدائل والمقترحات المطروحة

 
  • حتى تصبح النتائج والتوصيات ذات معنى ومتسقة مع المشكلة أو القضية المطروحة

 

الغرض من هذا التقرير هو (هدف الكاتب) من أجل (الهدف المطلوب من القارئ)

 

ج. نطاق التقرير

 
  • لتحديد النطاق الزمنى - المكانى - الوظيفى للتقرير

 
  • اتفاق القارئ والكاتب على ما سيغطيه التقرير

 
  • عدم تطرق القارئ إلى موضوعات لا تتعلق بالنطاق المطلوب

 
  • تأكد الكاتب من اكتمال تغطية موضوع التقرير

 

د. محددات التقرير

 

  • القوانين واللوائح - الامكانيات المتاحة المادية والبشرية والمالية- الظروف المناخية والجغرافية - والطبوغرافية- المعتقدات والأعراف

 
  • التأكد من امكانية تنفيذ الحلول المقترحة

 
 

أ. جمع وتحليل ومعالجة البيانات

 

  • مصادر البيانات:

 
  • أولية: حصر الوثائق أو المستندات - المقابلات- الملاحظة المباشرة

 
  • ثانوية: الكتب والمراجع- الانترنت- التقارير الرسمية

 
  • تحليل ومعالجة البيانات

 
  • مقارنة: زمانية - مكانية - أو بمعايير

 
  • تفسير: مع تحديد الظروف الموضوعية التى أدت لهذا الوضع

 
  • تقدير أو توقع: بناء على ما تم فى الماضى والظروف المتوقعة فى المستقبل

 
  • تجميع: حساب متوسطات أو معدلات أو مجاميع (فترة زمنية- مكان- مهنة - إدارة…9

 

 

ب. جمع وتحليل الحقائق

 

  • من؟

 
  • صفات جسمانية: الطول -الوزن- التوافق العضلى العصبى..

 
  • صفات شخصية: الأمانة - القيادة - الاتجاهات ...

 
  • صفات تاريخية: التعليم- الحالة الصحية- الوظيفة-

 
  • صفات اجتماعية: الهوايات- الانشطة الاجتماعية والرياضية

 

 

  • ماذا؟

 
  • ما هو الحدث؟ ما هو تعريفه؟ ما هى أهميته؟ ما هو تاريخه؟

 
  • ما هو تصنيفه؟ ومدى اختلافه أو تشابهه مع المجموعة التى تصنيفه بها؟

 
  • ما هى مكوناته؟ وهل هو جزء من كل أكبر؟

 
  • ما هى أسبابه؟ وما هى آثاره؟

 

 

  • متى؟

 
  • متى حدثت؟ وهل تحدث باستمرار؟

 
  • متى حدثت قبل ذلك؟ ومتى ستحدث ثانيا؟

 
  • لماذا حدثت فى المرات الأخرى؟ وما هى الظروف التى أدت إلى حدوثها؟

 
  • ما الذى حدث قبل وبعد حدوثها؟

 
  • ما الذى حدث أيضا عندما حدثت هذه المرة؟

 
  • ما هى أوجه الاختلاف والتشابه مع المرات الأخرى؟

 
  • ما هى أنسب الأوقات وأسوء الأوقات لحدوثها؟

 
  • متى حدثت أول مرة وآخر مرة؟ وهل هناك صفات خاصة لهذه الأوقات؟

 
  • كم استغرقت من الوقت؟

 

 

  • أين؟

 
  • ما هو المكان الفعلى (المباشر)؟ ما هو حجمه؟ وما هو شكله؟

 
  • ما هى حدود المكان؟

 
  • ما هى المنطقة الأكبر التى يتبعها هذا المكان؟

 
  • هل له ارتباط أو أهمية معينة لدى العاملين؟

 
  • ما هو تاريخ هذا المكان؟

 
  • ما هى المناظر- الروائح الأصوات التى تصدر من المكان؟

 
  • ما هو تأثير مستخدمى المكان؟

 
  • لماذا؟ حدثت فى هذا المكان بالذات؟

 

 

  • كيف؟

 
  • كيف يمكن قياس نجاح تحقيق الحدث؟

 
  • ما هى الاستعدادات- الامكانيات اللازمة لتحقيق الحدث ؟

 
  • كيف تعمل الأجهزة والمعدات (الاشتراطات والتعليمات)؟

 
  • ما هو تسلسل العمل؟ وما هى أهمية هذا التسلسل؟

 
  • ما مدى صعوبة وخطورة العمل؟

 
  • ما هى الأخطاء الشائعة عن تنفيذ هذا العمل؟

 
  • مدى خبرة و تدريب العاملين على القيام بتنفيذ العمل؟

 

 

  • لماذا؟

 
  • لماذا حدثت؟ ولماذا لم يحدث شئ آخر؟

 
  • كيف يمكننا التعرف على الأسباب الحقيقية؟

 
  • ما هى الأسباب المهمة والأسباب الأقل أهمية؟

 
  • ما هى الأسباب المباشرة والأسباب غير المباشرة؟

 
  • ما هى الدوافع الكامنة وراء الحدث؟ ولماذا أدت للحدث؟

 
  • ما هى الأهداف طولية وقصيرة الأجل؟

 
  • لماذا اختيرت هذه الطريقة لتحقيق الهدف؟

 
  • هل تم التوصل إلى هذه النتائج بالصدفة أم بطريقة مقصودة؟

 
  • ما هى الظروف التى أدت للحدث؟ - وكيف كان يمكن منعها؟

 

 

 

 

 

 

 

أ. اختيار الطريقة المثلى لطرح الموضوع

 Method of Development

  • متسلسل

Sequential

كما فى حالة التعليمات

  • زمنى

Chronological

تسلسل العلاقات زمنياً

  • مقارنة

Comparison

فى حالة فكرة جديدة

  • التقسيم والتصنيف

Division & Classification

وصف معدة

  • السبب والأثر

Cause & Effect

لتشخيص وحل المشاكل

  • من العام إلى الخاص

General to specific

عند مناقشة نقطة محددة

  • من الخاص إلى العام

Specific to General

لبناء قضيتك

  • تسلسل طبقا للأهمية

Increasing or Decreasing order of Importance

  • مزيج من هذه الطرق

 

ب. التخطيط التمهيدى للتقرير

Outlining

  • تحديد الأقسام الرئيسية للتقرير: مقدمة - صلب التقرير... نتائج وتوصيات

 
  • تحديد رؤوس الموضوعات فى كل جزء وتقسيمها إلى موضوعات ثانوية

 
  • تحديد تسلسل الموضوعات والأفكار

 

ج. الشكل العام للتقرير

Formatting

  • الهوامش

 
  • المسافة بين الفقرات و المسافة بين السطور

 
  • الحواشى

 
  • ترقيم الصفحات

 
  • العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية

 

د. الأشكال التوضيحية

Illustrations

  • الرسومات البيانية

 
  • خرائط التدفق

 
  • الصور الفوتوغرافية

 
  • الخرائط

 
  • الرسومات الهندسية

 
  • الرسومات التوضيحية

 

أ. اختيار وجهة النظر

 

ب. تحديد الجمل الرئيسية

 

ج. كتابة الفقرات

 

د. اختيار العنوان

 

هـ - استخدام برنامج معالج الكلمات

 
 
  • الاكتمال والدقة

 
  • الوضوح

 
  • الايجاز

 
  • الانسجام والاتساق بين مكوناته

 
  • الانتقال أو التحول السهل وغير الفجائى بين الموضوعات

 
  • التركيز على الموضوعات الأساسية

 
  • ضبط سرعة ايقاع التقرير وعرض الأفكار

 
  • التأكد من منطق التقرير

 
  • تعريف المصطلحات الفنية والعلمية

 
  • ازالة الغموض والالتباس

 
  • الاختيار المناسب للكلمات

 
  • تفادى استخدام الكليشهات

 
  • احلال التعبيرات المجردة الى تعبيرات محددة ومعرفة

 
  • تفادى المبنى للمجهول

 
  • تحول من الكتابة السلبية الى النمط الايجابى

 
  • استخدم اللهجة المناسبة

 
  • تفادى الأخطاء اللغوية

 
  • الشكل العام وتنظيم التقرير