مركــز  الإدارة  والتنمـية

     Home   Contacts      

 من نحن  |  خدماتنا  |  تدريب  |  الأستشارات             

M&DC /

الشراء

Negotiation in Purchasing

التفاوض فى مجال الشراء

English

 

 

المحتويات

 

Nature of the Negotiation in Purchasing

1. طبيعة عملية التفاوض فى المشتريات

What is Negotiation?

1.1 مفهوم التفاوض

 In a general context

  • هو مساومة بين طرفين أو أكثر، كلُ له وجهة نظره وأهدافه، بهدف الوصول الى اتفاق أو تسوية ترضى كافة الأطراف حول موضوع يهم هذه الأطراف

  • هو عملية ديناميكية (مواقف متعددة) بين عدة أطراف، تهدف إلى اتفاق مقبول حول قضية (أو مجموعة قضايا) خلافية بين هذه الأطراف بما يحقق أقصى قدر ممكن من المصلحة المشتركة لأطراف التفاوض

"هو عملية الوصول الى اتفاق بخصوص شروط عقد من خلال المباحثات بين البائع والمشترى"

What is an Effective Purchasing Negotiation?

2.1 تفاوض المشتريات الفعال

  • يجب أن يؤدى التفاوض الفعال إلى اتفاق يحقق أنسب تكلفة مقابل أنسب فعالية Cost Effective agreement

  • أن يكون عادلاً وقابلاً للاستمرار  Fair & Durable

  • أن يحقق الاحتياجات المشروعة لكل الأطراف  Legitimate Needs

  • أن يحسن أو على الأقل أن لا يدمر العلاقة بين هذه الأطراف

  • أن لايتحول الى نوع من المضاربة العشاوئية أو المقامرة بين الأطراف المتقدمين للتعاقد

 

Why Negotiate in Purchasing ?

3.1 الهدف من التفاوض فى المشتريات

 Before a contract is entered into execution

  • أولا: قبل تنفيذ العقد

  • توضيح القضايا الرئيسية بين الأطراف المختلفة

  • تطوير العلاقة وتعميق التفاهم بين الأطراف المختلفة

  • لتحسين العرض الحالى (السعر - الاشترطات - الخدمات المقدمة ... ألخ)

  • عند حاجة الأطراف المختلفة لاستعراض ظروف طارئة أو معقدة Unusual or complex circumstances

  • إذا احتوت عملية الشراء على مخاطر كبيرة وتهدف الأطراف المختلفة لتقليل هذه المخاطر أو نقل مسئوليتها من طرف الى آخر transfer the risk exposure

During the operation of a contract

  • عند وجود تحفات على أداء المورد Concerns over supplier performance (من الأفضل الفتاوض وحل المشكلات بدلا من تصعيد المشاكل)

  • عند الاحتياج لتعديل العقد Variations to the contract  (يلزم التفاوض على الشروط والتحفظات الخاصة بهذه التعديلات)

  • عند حدوث ظروف طارئة أو غير معتادة Unusual or complex circumstances  ويحتاج الطرفين استكشاف توابع هذه الظروف

When to Negotiate in purchasing?

4.1 متى نتفاوض فى المشتريات؟

  1. بعد تقييم العروض واختيار مجموعة من المتقدمين short-list أو أفضل المتقدمين  preferred offeror - فى حالة العروض التنافسية  Competitive Offers ويجب ملاحظة التالى:

    • إذا كان متقدم وحيد أفضل من باقى المتقدمين لايجب إخطاره بذلك قبل عملية التفاوض

    • لا يجب أن نخوض أى تفاوض بدونcontract  حساب الفوائدة المتوقعة والتأكد من أنها تفوق التكلفة الناتجة عنها

  2. بعد اختيار أفضل المتقدمين  preferred offeror

  3. قبل توقيع العقد contract signature

  4. قبل أى تعديل فى العقد variation

  5. عند حدوث أى مشكلة خلال تنفيذ العقد

What can be Negotiated?

5.1 محالات التفاوض فى المشتريات

Price

  • السعر

بالرغم من أن السعر هو نقطة البداية فى أى عملية تفاوض فى مجال الشراء ولكن على المفاوض الماهر  التعرف على فرص تعظيم الفائدة على الأموال اتى ستدفعها المنظمة improve the overall “value for money” package  وذلك من خلال الشروط والتحفظات الأخرى مثل:

Technical Support aspects

  • الدعم الفنى

  • الضمان                                                           warranties

  • الدعم خلال فترة حياة المنتج                              life-cycle support

  • عقود الصيانة .. ألخ        maintenance agreements etc;                  

Financial Aspects

  • النواحى المالية

  • الدفعة المقدمة                                                      deposits

  • شروط الدفع                                                payment terms

  • الخصومات discounts                                                                     

  • جدولة الدفع                                            payment schedule

  • مصاريف الانتقال                                                travel costs

  • جزاءات الإلغاء .. ألخ                        cancellation penalties etc;

Risk Management Aspects

  • إدارة المخاطر

  • الضمانات المالية                        bonds and financial guarantees

  • التأمين                                                             insurances

  • نوع العقود المستخدمة                                 type of contract used

  • مستوى الخدمة                                             service standards

  • اشترطات التعويض المالية .. ألخ        liquidated damages clauses etc;

Management Information  Aspects

  • إدارة المعلومات

  • الحصول على المعلومات                             access to information

  • التقارير                                                              reporting

  • التوثيق                                                       documentation

  • حضور جلسات متابعة تقدم العمل .. ألخ tendance at progress meetings etc;

Timeframes

  • الاطار الزمنى

  • تاريخ الانتهاء                                 completion dates             

  • تواريخ التسليم                                                delivery dates

  • مواعيد الانجازات                                 milestone achievement

  • مدة العقد  .. ألخ                                  length of contract etc; 

Performance Incentives

  • حوافز الأداء

General Matters

  • موضوعات عامة

  • التغليف                              packaging                                     

  • الشحن                                                                  freight

  • استخدام عمالة محددة                          use of specified personnel

  • اتفاقيات العمل من الباطن ... ألخ     sub-contracting arrangements etc.

List of Purchasing Negotiation Issues

6.1 قائمة بموضوعات التفاوض

A

 

Availability

توفر البند

Administrative charges

المصاريف الادارية

Alternate Dispute Resolution

الحلول البديلة للخلافات

Amortization schedule

جدول الاهلاكات

Audit rights

حقوق التفتيش والمراجعة

B

 

Barter arrangements

اتفاقية تبادل 

C

 

Cancellation charges

مصاريف الالغاء

Confidential information

سرية المعلومات

Contingencies

حالات الطوارئ

Copyright

حقوق الطبع والنشر

Changes

التعديلات 

Cost Breakdown

تحليل التكلفة

Currency

العملة

Customer visits

زيارة العميل

Counter trade

اتفاقيات تبادل السلع بين الدول

D

 

Damages

الخسائر

Delivery

التوريد

De-mobilization costs

مصاريف الانهاء

Discounts

التخفيض

E

 

Electronic data interchange EDI

تبادل المعلومات الكترونيا

Electronic funds transfer

تحويل الأموال الكترونيا

Exchange rates

سعر الصرف 

Exchanges

أسواق السلع

Extended warranty

مد فترة الضمان الأصلى أو تغطية بنود لايغطيها

F

 

F.O.B. point

نقطة انتقال المسئولية من الشاحن الى العميل

Fee

مصروفات

Freight method, costs and charges

 طريقة الشحن التكلفة والمصروفات

I

 

Installation

التركيب

Insurance

التأمين

Intellectual property rights

حقوق الملكية الفكرية

Inventory Costs

تكلفة المخزون

Invoice method

طريقة المطالبات

Invoice terms

شروط المطالبة

L

 

Labor rates

فئة العمالة (أجر)

Lead time

فترة الانتظار

Legal venue

جهة الاختصاص عند التقاضى

License agreements

أتفاقية ترخيص

License fees

رسوم الترخيص

M

 

Maintenance

الصيانة

Marketing support

دعم التسويق

Mediation

الوساطة (طريقة لحل الخلافات)

Meeting locations & schedule

مكان الاجتماعات وتوقيتاتها

Mobilization costs

تكلفة التجهيز والاعداد

Multiple deliveries

توريدات متعددة على دفع

P

 

Packaging

التغليف

Payment Terms

شروط الدفع

Payment Method

طريقة الدفع

Performance Specifications

مواصفات التنفيذ

Price

السعر

Price escalation

زيادة السعر

Profit

الربح

Progress payments

الدفع فى ضوء الانجاز

Q

 

Quality rate

نسبة الجودة

R

 

Raw materials

المواد الخام

Recycled content

المحتويات القابلة لاعادة التدوير

Residual value

سعر إعادة البيع فى نهاية عمر السلعة

Restocking charges

تكلفة إعادة التخزين

Returns

المرتجعات

Risk of loss

مخاطر الخسارة

S

 

Safety Stock

مخزون الأمان

Scrap recycling

إعادة تدوير الهالك

Spare parts pricing/availability

تسعير وتواجد قطع الغيار

Special marking

وضع علامات أو ملصقات للتمييز

Specifications

مواصفات

Stand-by rates

فئات التوقف لحين الاحتياج

Start-up assistance

الدعم عند بداية التشغيل

Subcontracting

العمل من الباطن

T

 

Termination Provisions

اشتراطات انهاء التعاقد

Terms and conditions

الاشتراطات والتحفظات

Testing

الاختبارات

Tooling

العدد والأدوات

Training

التدريب

Travel expenses

مصاريف الانتقال

U

 

Upgrades

التحديث

W

 

Warranty

الضمانات

 

 

 

Planning & Preparation for Negotiation

2. التخطيط والاعداد للتفاوض

  • عدم  القدرة على التخطيط السليم تؤدى دائما على  عدم وضوح الهدف من التفاوض أو استخدام أنماط أو تكتيكات غير مناسبة والاحساس الخاطئ بالانجاز الوهمى

  • يجب أن يحوى التخطيط والاعداد للتفاض:  تفاصيل عن فريق التفاوض - الاطار الزمنى للتفاوض - - أسلوب التفاوض الذى سيتبع - الاسرتيجيات والتكتيكات التى ستستخدم - أى محددات حول سلطات المفاوضين - احتياجات عملية التفاوض ... ألخ

Understanding the context

1.2 تفهم المحتوى

  • ما هى طبيعة عملية الشراء؟ من حيث: مستوى المخاطر level of risk - التكلفة expenditure   - التعقد  complexity

  • ما هى طبيعة سوق السلعة؟:  تنافس كامل - يتحكم فيه قلة من الموردين الكبار  - موردين بسطاء  - بعد موقع السوق جغرافيا أو تواجده فى مناطق ريفية مثلا

  • هل التفاوض حول صفقة واحدة one-off أم نحتاج المحافظة على علاقة طويلة المدى long-term relationship  مع المورد؟

  • هل تفاوضت مع هذا المورد من قبل - ما هو أسلوبه فى التفاوض - ما هى العلاقة القائمة حاليا؟

  • هل هناك حساسية سياسية أو من الجتمع نحو التعالم مع هذ المورد؟

  • ما مدى خبرة ومهارة فريق التفاوض التابع لك؟

  • من الذى يميل فى صالحه ميزان القوى؟ balance of power

Knowing what needs to be achieved

2.2 التعرف على المطلوب تنفيذه

  • التعرف على الأهداف الرئيسية أو النواتج الملطوبة من عملية الشراء

  • حدد أهدافك التفاوضية بناء على الأهداف السالفة:

    • ادرس السعر Price: المثالىideal  - المتوقعexpected  - غير المقبول unacceptable

    • حدد مدة التفاوض: الفترة التى يمكن أن تقضيها فى التفاوض

    • جهز ردودك حول المقترحات المختلفة التى قد يثيرها المورد

    • إذا كنت تتعامل بانتظام مع هذا المورد فأنت تحتاج الى اتفاق يمكن أن يدوم

  • حدد المجالات التى يمكنك التفاوض فيها which areas are negotiable

    • حدد تكلفة كل مجال والأثار الناتجة عنه Cost out negotiable areas and consider the implications

    • مثلا شروط دفع ميسرة لها أهمية خاصة فى حالة عدم انتظام التدفقات المالية للشركة

    • يمكنك أن تحتار بين محاولة تخفيض السعر أو الحصول على فوائد أكثر من نفس السعر

    • يمكنك عمل بعض النتازلات للحصول على ما تريد

    • يجب أن تكون مستعداً لانهاء التفاوض لمنع اتفاق غير مقبول

The negotiation team

3.2 فريق التفاوض

  • يجب استشارة بقية الأطراف المعنية stakeholders  

    • وهى الطريقة القعالة للتعرف على طبيعة الاحتياج من عملية الشراء والتأكد من أن النتيجة التى تتوقعها هذه الأطراف قد وضعت فى الاعتبار عند التخطيط لعملية التفاوض

    • وبذلك يمكنك تفصيل مدخلك ليناسب الظروف والنتائج المرجوة كما يمكنك أن تجد الدعم من هذه الأطراف فى مرحلة التخطيط وباقى المراحل

  • كون فريق للتفاوض فى عمليات الشراء الكبرى

  • اختار رئيس الفريق وحدد دور الأعضاء (يجب أن يكون اعضاءالفريق مدربين ولديهم مهارا التفاوض)

  • يقوم اعضاء الفريق بالتحضير وتحديد الأدوار للاحتمالات المختلفة

Balance of power in the negotiation

4.2 موازنة القوة فى التفاوض

Power

  • القوة

  • فى جانب المشترى إذا كانت له قوة شرائية عالية large buying power

  • فى جانب البائع إذا كانت له قوة احتكارية فعلية - جغرافية - أو بحكم مركزه فى السوق  a virtual monopoly position in the market

  • يمكنك زيادة القوة التنافسية بالبحث عن بدائل أخرى للمنتج أو الخدمة محل التفاوض وبالسعى لتكوين مجموعة من الموردين المحتملين

  • لا يجب أن تدخل التفاوض دون التعرف على البدائل الأخرى المتاحة لك

Time

  • الوقت

  • التفاوض هو عملية تستمر لفترة من الزمن وليست مجرد حدث عابر

  • البداية الفعلية هى قبل مرحلة المقابلة وجها لوجه مع الطرف الآخر

  • لذا يلزم جمع كافة المعلومات مسبقا حول أهداف واهتمامات منظمتك وكذلك أهداف واهتمامات الطرف الآخر

  • عادة لايمكنا الوصول الى نتائج جيدة من التفاوض تحت ضغط الوقت

  • استثمر الوقت فى استكشاف الاحتياجات والاهتمامات وراء المواقف المعلنة واطرح حلول مبتكرة لتحقيق مصالح الطرفين

Information

  • المعلومات

  • جمع المعلومات خلال عملية التحضير يمكنا من تحسين فرص الوصول الى اتفاق مرضى للطرفين

  • يصعب الحصول على معلومات دقيقة خلال جلسة المفاوضات مع مفاوض محترف

  • كلما حصلنا مسبقا على معلومات عن الطرف الآخر (موقفه المالى - أولوياته الفعلية - احتياجاته - مواعيد ملتزم بها deadlines - تكلفة - ضغوط تنظيمية) كلما أمكنا طرح مقترحات تفاوضية تتعامل مع هذه المعلومات وأصبحنا فى موقف تفاوضى أقوى

  • يمكنا الحصول على المعلومات من خلال وسائل الاعلام المختلفة media - المكتبات - النشرات الحكومية - الاحصائيات - تقارير ودراسات عن المنتجات والمستهلكين - الانترنت - والمراكز المتخصصة فى تقديم هذه الخدمات

  • مصدر آخر مهم للمعلومات هو الاتصال بأطراف أخرى تتعامل مع هذا المورد أو سبق لها التعامل معه أو منافسين له للتعرف على طبيعة الصناعة والظروف السائدة وتركيبة الاسعار ومدى توفر السلعة والملامح الرئيسية للمنتج

تحذير

  • يجب أن لاتستخدم أساليب غير أخلاقية أو غير عادلة فى جع أو استخدام المعلومات

  • قد لا تكون المعلومات التى حصلت عليها كاملة أو دقيقة لذا يلوم التحقق منها بطريقة كافية قبل الاعتماد عليها

  • يجب تدوين الملاحظات أولاً بأول لتفادى النسيان وحتى يمكن أن تتقاسمها مع باقى أعضاء الفريق فقد تكون ذات أهمية كبيرة فى مرحلة التفاوض الرسمى

BATNA Best Alternative To a Negotiated Agreement

  • أحسن بديل عن اتمام العملية التفاوضية

  • تم تطوير هذا المخل فى مشروع جامعة هاررج للتفاوض Harvard Negotiating Project

  • فاستكشاف مالذى يمكن أن يحدث إاذا لم يتم التوصل الى اتفاق يمكن أن ترجح كفة أحد طرفة التفاوض

  • القوة فى التفاوض تنشأ من قدرتك على ترك مائدة التفاوض   the ability to walk away from negotiations

  • يمكن للطرف الأضعف فى التفاوض أن يتفهم أبعاده المختلفة إذا تعرفوا على بدائل ال BATNA  للطرف الثانى

  • أحد أهداف التفاوض و تحقيق نتائج أفضل عما هو عليه الوضع الحالى - كلما ذادت قوة ال BATNA  كلما أصبح هناك بدائل متعددة

  • أحد مخاطر التفاوض هو تمسكك فى الوصول الى اتفاق بأى ثمن دون الأخذ فى الاعتبار فى قوتك فى  ال BATNA حيث قد تكون فى وضع أفضل بدون هذا الاتفاق

 

 

 

العلاقة مع الموردين:

يهتم كل من المنظمة المشترية والمورد بإقامة وتوطيد العلاقات الطيبة بينهم فيحرص المورد على استمرار شراء المنظمة منه لضمان تصريف منتجاته والاحتفاظ بمركزه التنافسى فى أسواق التوريد. وتحرص المنظمة المشترية على ولاء المورد لها وتعاونه معها فى مختلف الظروف التى تتعرض وفى توفير احتياجاتها بفاعلية.
وتعنى الكثير من المنظمات المشترية على وضع برامج لتوطيد العلاقات مع مورديها وتتابع تنفيذ تلك البرامج بالاتصال بالموردين بالوسائل الشخصية وغير الشخصية للاتصال ثم تقيس فاعلية تلك البرامج فى الأهداف التى حددت لها.
ويساعد وجود علاقات طيبة مع المورد المنظمة المشترية حيث تزيد درجة ولاء المورد لها وحرصه على الوفاء بالتزاماته نحوها ومساندته لها فى أوقات اشتداد الطلب وقلة المعروض من الأصناف وتجاوبه معها عند حدوث أى تغيرات فى الكمية أو المواصفات أو الوقت المطلوب للتسليم، وتقديمه للعديد من التسهيلات الائتمانية وغيرها. كما تستطيع المنظمة تخفيض الحد الأدنى المحتفظة به كاحتياطى للمخزون كلما زادت ثقتها بالمورد وعلاقتها الطيبة معه ولا يخفى اثر ذلك على تكلفة التخزين وبالتالى تكلفة المواد بالمنظمة.
ويتوقع المورد من المنظمة المشترية المعاملة بالمثل من حيث: تفضيل المنظمة للتعامل معه من غيره من الموردين وسرعة إمداده بالمعلومات والتغييرات فى الكميات والأصناف المطلوبة، ومساندتها له عند تعرضه لظروف صعبة تحتم زيادة أسعاره، وغير ذلك من صور تدعيم المنظمة المشترية للمورد وولائها له.
ويلاحظ أن التمادى فى تدعيم المورد فى الأجل القصير والطويل دون مبرر اقتصادى يعود على المنظمة أمر غير مرغوب فيه لما لذلك من أثر أسىء على التكاليف. ولكن يمكن لمدير الشراء تحقيق التوازن بين هذين البعدين فى ضوء توقعاته للوفورات والتكاليف والمخاطر نتيجة هذا التدعيم. وحتى لا يثير هذا التدعيم لأحد الموردين سخط الموردين المنافسين وإحجامهم عن التعامل مع المنظمة لإصرارها على تفضيلها التعامل مع مورد معين دون مبرر.

 

 

التفاوض مع الموردين

يقترن باختيار مصادر التوريد المناسبة للمنظمة المشترية موضوع التفاوض مع تلك المصادر. وقد تم فى المبحث السابق دراسة مصادر التوريد، ويهتم هذا المبحث بدراسة عملية التفاوض وتحليل أبعادها وأسس إدارتها كنظام متكامل ومتفاعل مع البيئة الشرائية.
ففى السنوات الأخيرة ظهر اهتمام متزايد - بين كثير من الجامعات فى الولايات المتحدة - بدراسة وتطوير عملية التفاوض، كما زاد اهتمام كثير من مراكز الاستشارات والتدريب بتقديم دورات تدريبية متخصصة فى المهارات التفاوضية ومن بينها التفاوض فى مجال الشراء. وقد استخدم فى التدريب الطرق العلمية الحديثة كأساليب المحاكاة
Simulation Game والمباراة.

 

المقصود بالتفاوض

يعتبر التفاوض فرصة طيبة للمشترى لزيادة أرباح منظمته وإشباع حاجات التقدير لديه.والتفاوض عبارة عن اتصال شفهى يبحث المشتركين فيه عن اكتشاف القوى النسبية لمواقفهم التساومية لتحقيق الأهداف الصريحة أو الضمنية من خلال البحث عن حلول للمجالات التى وجد عدم إتفاق بشأنها. وتعتبر عملية المساومة Bargaining جزء من التفاوض Negotiation.
ويرتبط مفهوم التفاوض بتوفر عناصر معينة وهى:

  1. الإتصال وتبادل المعلومات.

  2. وجود متغيرات تؤثر على القوى النسبية للمشتركين فى عملية التفاوض.

  3. أهمية مهارات التفاوض فى اكتشاف عوامل قوة أو ضعف مركز التفاوض.

  4. أطراف التفاوض لديها أهدافا صريحة وأخرى ضمنية ومثال ذلك: قد يرغب المورد فى الحصول على أفضل سعر للتوريد (أهداف صريحة)، فى حين يكون قلق على استمرار تشغيل مصانعه (أهداف ضمنية).

  5. غرض التفاوض هو حل التعارض أو عدم الاتفاق بخصوص السعر أو شروط التسليم أو المواصفات أو غير ذلك. وقد يكون الحل إما مجحف بطرف أو متوافق أو متكامل بحيث يشعر كل طرف بأنه رابح. ويعتبر الحل المتكامل Integrative Solution والقائم على التعاون هو أفضل الحلول فى الأجل الطويل. وقد أتضح من الدراسة والاستقصاء للبعض الشركات الصناعية بالمملكة المتحدة أن توجيه عملية التفاوض على أساس من التعاون أكثر من التنافس والتعارض يحقق فوائد ومكاسب أفضل على لكلا الطرفين فى الأجل الطويل. وقد تحدث أحيانا بعض الضغوط - نتيجة للظروف البيئية - تدفع إلى اتجاه أكثر تنافسا وعدوانية، ولكن توجيه عملية التفاوض يجب أن يتم على أساس من النظر إلى الأجل الطويل وليس القصير. فتحقيق مكاسب أعلى فى الأجل القصير قد يؤدى إلى خسائر أعلى فى الأجل الطويل.

 

أبعاد التفاوض بين المنظمة المشترية والمورد

تتعدد الأبعاد التى يتم التفاوض بشأنها بين المنظمة المشترية والمورد. فلا تقصر على السعر بل تتعداه إلى جوانب أخرى كثيرة، ومن أهم تلك الجوانب ما يلى:

  1. أسعار التوريد واسس زيادتها.

  2. الخصومات سواء خصم كمية أو خصم تعجيل دفع أو خصم تجارى.

  3. شروط الدفع والائتمان.

  4. شروط التسليم من حيث الوسيلة والمكان وتحمل أجرة النقل.

  5. تعديل المواصفات أو الكميات أو مواعيد التسليم.

  6. متطلبات اللف والحزم.

  7. الأدوات والتسهيلات المقدمة من المورد.

  8. توريد عينات من الأصناف.

  9. الفحص من حيث مكانه وطرقه.

  10. مستويات الجودة المقبولة ونسب التلف المسموح بها.

  11. طرق تحديد العمالة والمواد والعناصر الغير مباشرة فى تكلفة العقود. وأسس إقتسام الوفورات التى ترجع إلى تحسين التصميم أو عوامل الإنتاج.

  12. تكلفة إستخدام المشترى لبراءات الإختراع التى يحتكرها المورد.

  13. التعويضات للمشترى عن الأصناف المرفوضة أو تأخير مواعيد التسليم، وللمورد عن الأوامر الملغاة.

  14. مشاكل تطبيق العقد.

 

 

 

إدارة نظام التفاوض

يمكن النظر إلى التفاوض كنظام له مدخلات ومخرجات ويتكون من عدد من الأجزاء التى تتفاعل معا ومع البيئة الشرائية لتحقيق أهداف معينة. ويوضح الشكل التالى نظام التفاوض والذى يتكون من أجزاء أهمها ما يلى.

 

أولا: مدخلات نظام التفاوض وأهمها الآتى:

 

أ- المفاوضون:

وهم ممثلو كل من المنظمة المشترية والمورد ويتأثر سلوكهم فى التفاوض بخصائصهم الشخصية وأدوارهم ومواقف الأطراف الذين يمثلوهم فى عملية التفاوض.
وتؤثر خصائص الشخصية والمعارف والخبرات الخاصة بالمفاوضة على عمليات ومخرجات التفاوض. وقد إتضح من الدراسة أن متغيرات الشخصية - مثل: القلق والتكبر وتجنب المخاطر والثقة بالنفس والشك…إلخ - لها تأثير على درجة التعاون أو التنافس الجارية فى عملية التفاوض، كما أن لها تأثير على إستراتيجيات التفاوض ونتائجه.

كما يؤثر مدى إلمام المفاوض بالمعارف الأساسية فى المجالات القانونية والدبلوماسية وعلم النفس والعلاقات الصناعية على نجاحه فى عملية التفاوض.
ويلزم توفر قدرات ومهارات متعددة فى المفاوضين ومن أهم تلك القدرات ما يلى:

  1. التخطيط الجيد.

  2. فن الإستماع.

  3. فن الإقناع.

  4. القدرة على فهم حاجات الآخرين ومواقفهم.

  5. القدرة على التعامل بفعالية.

  6. قوة الملاحظة.

  7. القدرة على المبادرة والمواجهة.

  8. الحكمة والتعقل.

  9. تجنب الإنفعال.

  10. التفكير الإبتكارى

ومن المهم تحديد مدى السلطة الممنوحة للمفاوض، فكلما زادت السلطة المفوضة له كلما أثر ذلك على الدور الذى يمكن أن يلعبه والنتائج التى يمكنه الوصول إليها.
ويختلف الدور المحدد للمفاوض فى حالة إذا ما كان المفاوض فرد واحد أو فريق مفاوضين. ففى حالة وجود فريق مفاوضين يجب تحديد ادوار كل منهما، فيكون مثلا: مدير الشراء رئيسا للفريق ويحدد دور الخبير الفنى للفريق ودور المحلل للفريق ودور المسجل للفريق ، ودور المتحدث عن الفريق. ويجب مراعاة عدم التعارض بين أفراد الفريق أثناء عملية التفاوض، وأى تعارض يجب معالجته فى جلسات خاصة منفصلة.
 

 

 

ب- المعلومات:

يلزم توفير العديد من البيانات والمعلومات عن إحتياجات وإمكانيات المنظمة المشترية، وظروف وإمكانيات المورد وتكلفته، وظروف البيئة الشرائية وأسواق التوريد بها ومدى المنافسة والموردين البدائل والمواد البديلة وإتجاهات الأسعار وغير ذلك من المعلومات الهامة لعملية التفاوض.

وتفيد كفاءة جمع وعرض تلك المعلومات فى عملية التفاوض فكلما زاد إستخدام أدوات العرض كالخرائط والرسوم البيانية والجداول كلما زاد ذلك من سرعة الإلمام والتحليل لعدد كبير من المتغيرات المؤثرة على عملية التفاوض.

 

جـ - مكان التفاوض:

يتحدد مكان التفاوض غالبا لدى المشترى فعادة ما يذهب المورد الى المنظمة المشترية. وتتحقق مزايا للمشترى من إجراء التعاقد فى منظمته نتيجة لتوفر التسهيلات المساعدة، فضلا عن العوامل النفسية المرتبطة بوجود المفاوض فى مكانه. وقد تتم عملية التفاوض أحيانا لدى المورد كوسيلة لتعرف المشترى على إمكانيات وتسهيلات وظروف المورد.

 

د- تكنولوجيا التفاوض:

ويقصد بها الأساليب التى سيتم إستخدامها فى عمليات التفاوض. وتتفاوت تلك الأساليب ما بين كونها بدائية إلى أخرى متطورة ومعتمدة على أساليب المحاكاه والمباراه وغيرها.

 

ثانيا: عمليات نظام التفاوض:

ويتم تشغيل مدخلات التفاوض فى أنشطة ومراحل عمليات التفاوض. فيتم تحليل الموقف التفاوضى لطرفى التفاوض فى ضوء المعلومات التى تم توفيرها وبإستخدام مهارات التحليل وأدواته المتاحة بين أيدى المفاوضين. وتحدد أهداف وإستراتيجيات وتكتيكات التفاوض فى ضوء تحليل المواقف والظروف وفلسفة التفاوض
السائدة (تعاونية أو تنافسية).
وتأتى بعد ذلك مرحلة التقابل بين طرفى التعاقد وقد تعقد أكثر من جلسة، فتكون الجلسة الأولى عبارة عن استكشاف واستيضاح، يليها جلسة للمناقشة.
وفيما يلى عرض لأهم مكونات عمليات نظام التفاوض:

 

أ- تحليل المواقف التفاوضية:

وتتناول تحليل الموقف التفاوضى لطرفى التفاوض ونقط القوة والضعف فى كل موقف وكلما زادت قدرة ومهارة المشترى فى تحليل وتقدير موقفه التفاوضى وموقف المورد كلما زاد ذلك من كفاءة عمليات ومخرجات التفاوض. وفيما يلى عوامل قوة الموقف التفاوضى لكل من المشترى والمورد.

1- عوامل قوة الموقف التفاوضى للمشترى وأهمها:

  1. إحتياجات المشترى ليست عاجلة ويمكن تأجيلها.

  2. وجود عديد من الموردين البدائل يمكنهم توفير الإحتياجات.

  3. إمكانية صنع الصنف لدى المشترى بدلا من شرائه.

  4. إحتكار المشترى أو قلة عدد المشترين فى أسواق التوريد.

  5. سمعة المشترى الطيبة فى التعامل والدفع السريع.

  6. شدة قلق المورد ورغبته فى الحصول على الطلبية.

  7. قدرة المشترى على تحديد الموقف التفاوضى للمورد.

2- عوامل قوة الموقف التفاوضى للمورد وأهمها:

  1. احتياجات المشترى عاجلة ويصعب تأجيلها.

  2. وجود عديد من المشترين البدائل فى أسواق التوريد.

  3. اختلاف الموردين على قبول الطلبية.

  4. احتكار المورد أو قلة عدد الموردين للصنف.

  5. المورد لديه أدوات وتسهيلات ومعدات متخصصة.

  6. سمعة المورد الطيبة فى الجودة والالتزام بشروط التعاقد.

  7. قدرة المورد على التحديد الدقيق للموقف التفاوضى للمشترى.

وعموما يختلف الموقف التفاوضى لأطراف التفاوض باختلاف درجة إلحاح كل طرف لإتمام التعاقد. ويوضح ذلك الشكل التالى:

 

يلاحظ من الشكل السابق المواقف التفاوضية التالية:

  1. فى الخلية رقم (1): تقل حاجة طرفى التفاوض إلى التعاقد وقد توجد فجوة كبيرة بين عروض كلاهما مع انخفاض نسبى فى الرغبة فى إتمام التعاقد، وقد يترتب على ذلك انتهاء التفاوض دون الوصول إلى اتفاق.

  2. فى الخلية رقم (2): تقل حاجة المورد إلى إتمام التعاقد، وقد يترتب على ذلك انتهاء التفاوض دون الوصول إلى اتفاق. يحقق فائدة أعلى نسبيا للمورد على حساب المشترى. وتؤثر المهارات التفاوضية لدى المشترى على مدى الفائدة التى يمكن أن يحققها المورد، كما تؤثر فلسفة التعامل والنظرة إلى المدى القصير أو المدى الطويل على نتيجة عملية التفاوض.

  3. فى الخلية رقم (3): تقل حاجة المشترى إلى التعاقد بينما تزيد حاجة المورد. وقد يؤدى ذلك إلى تحقيق فائدة نسبية للمشترى على حساب المورد، ويرتبط مدى الفائدة بمهارات المورد التفاوضية ومدى توفر النظرة الطويلة الأجل لدى المشترى عند التفاوض.

  4. فى الخلية رقم (4): توجد حاجة عالية لكلا الطرفين ف إبرام التعاقد. ويعتبر الموقف التفاوضى لكلاهما متعادل نسبيا وقد يؤدى ذلك إلى الوصول إلى فوائد متناظرة لهما، أو قد يحقق طرف فوائد أكثر نسبيا وتعتمد نتيجة التفاوض على المهارات التفاوضية لكلا الطرفين.

 

 ب- تحديد أهداف وإستراتيجيات وتكتيكات التفاوض

يتوقف نجاح عمليات التفاوض على التخطيط والإعداد الجيد لها. فيتم تحديد الأهداف والإستراتيجيات والتكتيكات المناسبة لأطراف التفاوض فى ضوء تحليل المعلومات والمواقف التفاوضية:

1- تحديد أهداف التفاوض:

وهى النهايات المخططة المتوقع الوصول إليها من التفاوض. ويلزم للمشترى تحديد الأهداف الصريحة والضمنية.
مثال : بفرض أن التفاوض حول أسعار شراء أحد الأصناف نجد الآتى:أنظر الشكل التالى:

  1. فى البداية: يحدد المشترى السعر بـ 6 جنيه، بينما يحدد المورد السعر 12 جنيه للوحدة. ويلاحظ وجود فجوة كبيرة بين ما يطلبه المشترى وما يعرضه المورد

أهداف التفاوض

  1. منطقة التفاوض: وفى الواقع يهدف المشترى إلى الوصول الى السعر 8 جنيه، بينما يهدف المورد الى الوصول الى السعر 10 جنيه، وبذلك تتحدد منطقة التفاوض من 8: 10 جنيه.

  2. النتيجة المتوقعة للتفاوض:تتأثر النتيجة بالمهارات التفاوضية لدى كل من المورد والمنظمة المشترية وذلك بفرض تعادل المركز التفاوضى لهما. وقد يحدث أحد ثلاثة احتمالات هى:

  1. مهارات تفاوض عالية لدى المشترى، فيستطيع الاتفاق على الشراء بسعر 8 جنيه أى ينجح فى دفع البائع من 10 الى8 جنيه.

  2. مهارات تفاوض عالية لدى المورد، فيستطيع الإتفاق على البيع بسعر 10 جنيه أى ينجح فى أن دفع المشترى من 8ألى 10 جنيه.

  3. مهارات تفاوض متعادلة لكلا الطرفين، وبالتالى يتقابل فى المنتصف عند سعر 9 جنيه.

2- تحديد إستراتيجيات وتكتيكات التفاوض:

ويتم تحديدها فى ضوء الأهداف الصريحة والضمنية فى التفاوض وتتضمن إستراتيجية التفاوض عدد من التكتيكات المرحلية التى تؤدى فى النهاية إلى تحقيق الأهداف المخططة فى ضوء مواقف أطراف التفاوض وفلسفته. ومن المهم أن يتوفر لدى المشترى القدرة على توقع أهداف وإستراتيجيات وتكتيكات المورد، ويعد العدة لمقابلته.
ويمكن التفرقة بين عدد من الإستراتيجيات فى هذا المجال كما يوضح الشكل التالى:


إستراتيجيات التفاوض

ويتضح من الشكل السابق وجود أربع إستراتيجيات للتفاوض مع المورد وهى:

  1. فى الخلية رقم (1): تتحدد إستراتيجية التفاوض فى تحقيق كل من المشترى والمورد للخسارة نتيجة ظروف السوق فى فترات الكساد العام والحاجة الى تخفيض حجم الطلبيات المشتراة نتيجة لتخفيض حجم الإنتاج لدى المشترين. ويتأثر هنا توزيع الخسارة بين الطرفين بالمهارات التفاوضية لكل منهما.

  2. فى الخلية رقم (2): تتحدد استراتيجية التفاوض فى تحقيق المشترى ربح على حساب المورد عندما يكون الموقف التفاوضى للمشترى أقوى. ويتوقف مدى الربح الذى يمكن للمشترى تحقيقه على المهارات التفاوضية لدى المورد.

  3. فى الخلية رقم (3): وتتمثل الإستراتيجية فى تحقيق المورد ربح على حساب المشترى نتيجة قوة المركز التفاوضى للمورد. ويتوقف مدى الربح على المهارات التفاوضية لدى أطراف التفاوض.

  4. فى الخلية رقم (4) وتركز على إستراتيجية الربح للطرفين المشترى والمورد وغالبا ما تتعادل المراكز التفاوضية للطرفين. ويتوقف مدى الربح الذى يستطيع أن يحققه كل طرف على مهارته التفاوضية بالمقارنة بالمهارات التفاوضية لدى الطرف الآخر

 ويتم وضع التكتيكات اللازمة للإستراتيجية المحددة، ومن أمثلة تكتيكات التفاوض ما يلى:

  1. البدء أو السماح للطرف الآخر أن يبدأ فى التفاوض.

  2. تقديم تنازلات معينة فى الوقت المناسب.

  3. توقع تكتيكات المورد ووضع تكتيكات لمقابلتهم.

  4. ربط بعض الأبعاد ببعضها مثل السعر والجودة.

 

وتعقد جلسة أو أكثر للبدء فى عمليات التفاوض الفعلى.
فقد تسبق المناقشة جلسة لاستكشاف قوة الطرف الآخر وخططه ويلى ذلك جلسة للمناقشة والتى قد تتناول ترتيب للأبعاد التى سيتم التفاوض بشأنها. وقد يرعى وضع الأبعاد الصعبة والتى من المتوقع أن تثير كثير من الجدل فى نهاية قائمة المناقشة حتى يتثنى دفع عجلة التفاوض والاتفاق فى بداية العملية.
ويتم تحديد المدى أو منطقة التفاوض لحل التعارض أو المشاكل. وتبدأ بعد ذلك عملية المساومة يتبعها تنازلات من أحد الأطراف ويلاحظ أن البدء بتقديم تنازل كبير يرفع الروح المعنوية للطرف الآخر فى التفاوض وقد يؤدى إلى خسارة الطرف الذى بدأ بالتنازل.

تستخدم منحنيات التعلم كأداة قوية للتفاوض مع المورد على أسعار التوريد ووقته ….الخ. ويتم التعلم نتيجة للخبرة، ويحقق تحليل منحنيات التعلم تخفيض تكلفة صنع الصنف وزيادة الكفاءة عن طريق تخفيض الوقت اللازم للتشغيل أو تخفيض نسبة التالف والعادم أثناء عملية الصنع، أو تطوير الأدوات المستخدمة، أو زيادة الكمية المنتجة أو غير ذلك.
ويفيد تحليل منحنيات التعلم خاصة فى البنود المرتفعة التكلفة والتى تمثل تكلفة العمالة المباشرة نسبة عالية من تكلفتها. كما يفيد تحليل منحنيات التعلم فى التفاوض عند تكرار أمر التوريد لكميات إضافية من الأصناف ويتم ذلك عن طريق تحليل أسعار تلك الأصناف وبنود تكلفتها الهامة والبحث فى تخفيضها ومحو الإسراف فيها بما يحقق الاستفادة المتبادلة والمتكاملة بين طرفى التعاقد.
ولا تستخدم منحنيات التعلم إذا كانت علاقة المتغيرات غير خطية أو إذا كانت تكلفة العمل المباشر للصنف منخفضة أو إذا كانت تكلفة الدراسة والتحليل أعلى من الفائدة المتحققة منها.

 

ثالثا: مخرجات نظام التفاوض:

تتمثل مخرجات نظام التفاوض فى الوصول إلى اتفاق بين المورد والمشترى، وقد لا يحدث ذلك ويختلف الطرفان وتنتهى عمليات التفاوض دون اتفاق.
وتسجل نتائج عمليات التفاوض ويوقع عليها كل من المشترى والمورد. وتتخذ الترتيبات لتطبيق بنود الاتفاق.

 

 رابعا: رقابة عكسية لنتائج التفاوض:

يلزم إجراء رقابة عكسية على نتائج التفاوض باسترجاع المعلومات لمرحلة المدخلات، وتتم متابعة تطبيق النتائج، وتفيد تلك المعلومات فى تخطيط عمليات التفاوض فى المستقبل.