Nature of the Negotiation in Purchasing	1. طبيعة عملية التفاوض فى المشتريات
What is Negotiation?	1.1 مفهوم التفاوض
In a general context	المفهوم العام
In a purchasing context	المفهوم من وجهة نظر المشتريات
What is an effective purchasing Negotiation?	2.1 تفاوض المشتريات الفعال
Why Negotiate in Purchasing?	3.1 الهدف من التفاوض فى المشتريات
When to Negotiate?	4.1 متى نتفاوض فى المشتريات؟
What can be negotiated?	5.1 محالات التفاوض فى المشتريات
List of Purchasing Negotiation Issues	6.1 قائمة بموضوعات التفاوض

Planning & Preparation for Negotiation	2. التخطيط والاعداد للتفاوض
Understanding the context	1.2 تفهم المحتوى
Knowing what needs to be achieved	2.2 التعرف على المطلوب تنفيذه
The negotiation team	3.2 فريق التفاوض
Balance of power in the negotiation	4.2 موازنة القوة فى التفاوض

 

Nature of the Negotiation in Purchasing

1. طبيعة عملية التفاوض فى المشتريات

What is Negotiation?	1.1 مفهوم التفاوض
In a general context	المفهوم العام

• هو مساومة بين طرفين أو أكثر، كلُ له وجهة نظره وأهدافه، بهدف الوصول الى اتفاق أو تسوية ترضى كافة الأطراف حول موضوع يهم هذه الأطراف

• هو عملية ديناميكية (مواقف متعددة) بين عدة أطراف، تهدف إلى اتفاق مقبول حول قضية (أو مجموعة قضايا) خلافية بين هذه الأطراف بما يحقق أقصى قدر ممكن من المصلحة المشتركة لأطراف التفاوض

In Purchasing context

المفهوم من وجهة نظر المشتريات

"هو عملية الوصول الى اتفاق بخصوص شروط عقد من خلال المباحثات بين البائع والمشترى"

What is an Effective Purchasing Negotiation?

2.1 تفاوض المشتريات الفعال

• يجب أن يؤدى التفاوض الفعال إلى اتفاق يحقق أنسب تكلفة مقابل أنسب فعالية Cost Effective agreement

• أن يكون عادلاً وقابلاً للاستمرار  Fair & Durable

• أن يحقق الاحتياجات المشروعة لكل الأطراف  Legitimate Needs

• أن يحسن أو على الأقل أن لا يدمر العلاقة بين هذه الأطراف

• أن لايتحول الى نوع من المضاربة العشاوئية أو المقامرة بين الأطراف المتقدمين للتعاقد

 

Why Negotiate in Purchasing ?	3.1 الهدف من التفاوض فى المشتريات
Before a contract is entered into execution	أولا: قبل تنفيذ العقد

• توضيح القضايا الرئيسية بين الأطراف المختلفة

• تطوير العلاقة وتعميق التفاهم بين الأطراف المختلفة

• لتحسين العرض الحالى (السعر - الاشترطات - الخدمات المقدمة ... ألخ)

• عند حاجة الأطراف المختلفة لاستعراض ظروف طارئة أو معقدة Unusual or complex circumstances

• إذا احتوت عملية الشراء على مخاطر كبيرة وتهدف الأطراف المختلفة لتقليل هذه المخاطر أو نقل مسئوليتها من طرف الى آخر transfer the risk exposure

During the operation of a contract

ثانيا: أثناء تنفيذ العقد

• عند وجود تحفات على أداء المورد Concerns over supplier performance (من الأفضل الفتاوض وحل المشكلات بدلا من تصعيد المشاكل)

• عند الاحتياج لتعديل العقد Variations to the contract  (يلزم التفاوض على الشروط والتحفظات الخاصة بهذه التعديلات)

• عند حدوث ظروف طارئة أو غير معتادة Unusual or complex circumstances  ويحتاج الطرفين استكشاف توابع هذه الظروف

When to Negotiate in purchasing?

4.1 متى نتفاوض فى المشتريات؟

1. بعد تقييم العروض واختيار مجموعة من المتقدمين short-list أو أفضل المتقدمين  preferred offeror - فى حالة العروض التنافسية  Competitive Offers ويجب ملاحظة التالى:

   • إذا كان متقدم وحيد أفضل من باقى المتقدمين لايجب إخطاره بذلك قبل عملية التفاوض

   • لا يجب أن نخوض أى تفاوض بدونcontract  حساب الفوائدة المتوقعة والتأكد من أنها تفوق التكلفة الناتجة عنها

2. بعد اختيار أفضل المتقدمين  preferred offeror

3. قبل توقيع العقد contract signature

4. قبل أى تعديل فى العقد variation

5. عند حدوث أى مشكلة خلال تنفيذ العقد

What can be Negotiated?	5.1 محالات التفاوض فى المشتريات
Price	السعر

بالرغم من أن السعر هو نقطة البداية فى أى عملية تفاوض فى مجال الشراء ولكن على المفاوض الماهر  التعرف على فرص تعظيم الفائدة على الأموال اتى ستدفعها المنظمة improve the overall “value for money” package  وذلك من خلال الشروط والتحفظات الأخرى مثل:

Technical Support aspects

الدعم الفنى

• الضمان                                                           warranties

• الدعم خلال فترة حياة المنتج                              life-cycle support

• عقود الصيانة .. ألخ        maintenance agreements etc;                  

Financial Aspects

النواحى المالية

• الدفعة المقدمة                                                      deposits

• شروط الدفع                                                payment terms

• الخصومات discounts                                                                     

• جدولة الدفع                                            payment schedule

• مصاريف الانتقال                                                travel costs

• جزاءات الإلغاء .. ألخ                        cancellation penalties etc;

Risk Management Aspects

إدارة المخاطر

• الضمانات المالية                        bonds and financial guarantees

• التأمين                                                             insurances

• نوع العقود المستخدمة                                 type of contract used

• مستوى الخدمة                                             service standards

• اشترطات التعويض المالية .. ألخ        liquidated damages clauses etc;

Management Information  Aspects

إدارة المعلومات

• الحصول على المعلومات                             access to information

• التقارير                                                              reporting

• التوثيق                                                       documentation

• حضور جلسات متابعة تقدم العمل .. ألخ tendance at progress meetings etc;

Timeframes

الاطار الزمنى

• تاريخ الانتهاء                                 completion dates             

• تواريخ التسليم                                                delivery dates

• مواعيد الانجازات                                 milestone achievement

• مدة العقد  .. ألخ                                  length of contract etc; 

Performance Incentives	حوافز الأداء
General Matters	موضوعات عامة

• التغليف                              packaging                                     

• الشحن                                                                  freight

• استخدام عمالة محددة                          use of specified personnel

• اتفاقيات العمل من الباطن ... ألخ     sub-contracting arrangements etc.

List of Purchasing Negotiation Issues	6.1 قائمة بموضوعات التفاوض
A
Availability	توفر البند
•Administrative charges	المصاريف الادارية
•Alternate Dispute Resolution	الحلول البديلة للخلافات
•Amortization schedule	جدول الاهلاكات
•Audit rights	حقوق التفتيش والمراجعة
B
•Barter arrangements	اتفاقية تبادل
C
•Cancellation charges	مصاريف الالغاء
•Confidential information	سرية المعلومات
•Contingencies	حالات الطوارئ
Copyright	حقوق الطبع والنشر
Changes	التعديلات
Cost Breakdown	تحليل التكلفة
Currency	العملة
Customer visits	زيارة العميل
Counter trade	اتفاقيات تبادل السلع بين الدول
D
Damages	الخسائر
Delivery	التوريد
•De-mobilization costs	مصاريف الانهاء
Discounts	التخفيض
• • • E
•Electronic data interchange EDI	تبادل المعلومات الكترونيا
•Electronic funds transfer	تحويل الأموال الكترونيا
•Exchange rates	سعر الصرف
•Exchanges	أسواق السلع
•Extended warranty	مد فترة الضمان الأصلى أو تغطية بنود لايغطيها
F
F.O.B. point	نقطة انتقال المسئولية من الشاحن الى العميل
Fee	مصروفات
Freight method, costs and charges	طريقة الشحن التكلفة والمصروفات

•

I
Installation	التركيب
Insurance	التأمين
Intellectual property rights	حقوق الملكية الفكرية
Inventory Costs	تكلفة المخزون
Invoice method	طريقة المطالبات
Invoice terms	شروط المطالبة
L
Labor rates	فئة العمالة (أجر)
Lead time	فترة الانتظار
Legal venue	جهة الاختصاص عند التقاضى
License agreements	أتفاقية ترخيص
License fees	رسوم الترخيص

M
Maintenance	الصيانة
Marketing support	دعم التسويق
Mediation	الوساطة (طريقة لحل الخلافات)
Meeting locations & schedule